6 つの最高の無料クラウド ドキュメント管理システム

最高の無料クラウド ドキュメント管理システムのリストです。これらのシステムを通じて、ドキュメント、ファイル、クラウド ストレージ内のメディアをアップロードして管理できます。さらに、移動、削除、名前の変更、並べ替え、検索、ダウンロードなど、ドキュメントを管理するための多くの機能を提供します。これらのシステムでは、フォルダを作成してドキュメントを分類することもできます。ただし、これらのシステムの主な利点は、そのセキュリティとデータ損失保護です。ドキュメントを保護するために、各システムはパスワード保護を提供しています。これらはクラウドベースのシステムであるため、すべてのデータのバックアップを保持して、データ損失の可能性を減らします。これらのシステムのほとんどは、複数のユーザーがドキュメントを管理することもできます。

これらのクラウドベースのドキュメント管理システムの一部では、ドキュメントを作成および編集することもできます。そのために、組み込みのオンライン ドキュメントを提供しています。Google ドキュメント、Microsoft Office、ONLYOFFICE などの編集サービス。一部のシステムでは、オンライン ストレージ サービスを統合 (OneDrive、Google ドライブなど) することもできます.) 一元化されたデータ管理システムを作成します。 ドキュメント共有は、これらのシステムのもう 1 つの重要な部分であり、制限を追加してドキュメントを共有できます (閲覧のみ、編集可能、コメントを追加できるなど)。 ドキュメントのリビジョン追跡、ドキュメント アクセス統計、バージョン履歴などのその他の便利な機能も、これらのシステムによって提供されます。これらのクラウド ベースのドキュメント管理システムの詳細については、リストを参照してください。

お気に入りのクラウド ドキュメント管理システム:

Zoho Docs は、最も多くのドキュメント管理機能を提供するので、私のお気に入りのシステムです。さらに、無料で使用できる独自のオンライン チャットとドキュメント編集サービスを提供しています。

Google ドライブ は、試すことができるもう 1 つの優れたクラウド ドキュメント管理システムです。また、優れた一連の ドキュメント管理、共有、および ドキュメント編集機能 も提供します。

Zoho Docs

Zoho Docs は無料のクラウド ドキュメント管理システムです。これは主にオンライン ファイル管理システムであり、複数のユーザーのチームがドキュメントを整理し、一元化された場所に安全に保管できるようにします。このサービスを使用すると、ユーザーは Google ドライブ アカウント を関連付けて、必要なドキュメントを Google ドライブから Zoho Docs に直接アップロードすることもできます。このシステムは、すべてのタイプのファイルとドキュメントをサポートし、優れたドキュメント管理機能を提供します。このシステムの主な機能を見てみましょう。

主な機能:

• ドキュメント管理機能: ファイルとドキュメントを管理するには、フォルダーの作成、重要なファイルのお気に入りセクションへの追加、日付/時刻に基づくドキュメントの並べ替え、ドキュメントの検索、フォルダー間でのドキュメントの移動、ドキュメントのダウンロード、および ドキュメントの削除.
• 作成: Word、スプレッドシート、、および プレゼンテーション ドキュメントをゼロから作成できるもう 1 つの重要な機能です。
• 編集: Zoho Writer、Zoho Sheet、、および Zoho Presentation オンライン サービスを使用して、アップロードされた Word、スプレッドシート、およびプレゼンテーション ドキュメントを編集することもできます。 .
• チェックイン/チェックアウト: この機能により、ユーザーはドキュメントをロックして、他のユーザーがドキュメントを編集できないようにすることができます。
• 共有設定: 管理者は、ドキュメントを表示および編集できるユーザーを指定できます。

追加機能:

• 改訂: これを使用すると、特定のドキュメントが何回変更されたかを確認できます。
• アクセス統計: ドキュメントにアクセスしたすべてのユーザーの名前と時刻を表示するもう 1 つの優れた機能です。
• Zoho Cliq: Zoho Docsで有効にしてチームメンバーとチャットできるチャット機能です。

制限:

• この Zoho Docs の無料版では、最大 5 ユーザー のチームのみを作成できます。各ユーザーは最大 5 GB のデータ、1 つのドキュメントをアップロードできます1 GB を超えることはできず、アップロードされたドキュメントは 25 回までしか変更できません。

最終的な考え:

重要なドキュメント管理機能をすべて提供する、非常に優れたクラウド ベースのドキュメント管理システムです。

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Google ドライブ

Google ドライブは、もう 1 つの無料のクラウド ドキュメント管理システムです。このシステムを通じて、ドキュメントのアップロード、ドキュメントのダウンロード、他のユーザーとのドキュメントの共有を簡単に行うことができます。さらに、フォルダ、スター付き (重要なドキュメントをマークするため)、並べ替え、検索などの基本的なドキュメント管理機能も含まれています。ドキュメント管理とは別に、追加された Google ドキュメント サービスを使用してドキュメントを編集することもできます。それでは、このクラウド ベースのドキュメント管理システムの主な機能を確認してください。

主な機能:

• 新機能: これを使用すると、さまざまな形式の複数のフォルダとファイルを Google ドライブにアップロードできます。さらに、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド、Google 図形描画などの無料の Google サービスを利用して、新しいドキュメントをゼロから作成することもできます。
• マイ ドライブ: ここでは、アップロードおよび作成されたすべてのドキュメントとフォルダを表示できます。このセクションから、ドキュメントの検索、ドキュメントのダウンロード、ドキュメントの削除、ドキュメントのプレビュー、ドキュメントの編集もできます。
• 共有: これは、ドキュメントを他のユーザーと共有するために使用できるもう 1 つの重要な機能です。追加の権限、つまり、編集可能、表示可能、および コメント可能です。 .
• アクティビティ: これを使用すると、保存したドキュメントに対して実行したすべてのアクティビティと、共有ドキュメントに対する他のユーザーのアクティビティを追跡できます。
• 無料サービスの追加: このオンライン ファイル管理システムの主な利点は、 のような追加の Google サービスです。Google ドキュメント、Google スプレッドシートなど。フル機能のドキュメント編集環境を提供します。

制限:

• Google ドライブの無料版または個人版では、15 GB のクラウド ストレージしか利用できません。クラウド ストレージのサイズを増やすには、このサービスのビジネス バージョンを購入する必要があります。

最終的な考え:

ドキュメント管理と編集機能の優れたセットを提供する、もう 1 つの優れたクラウド ドキュメント管理システムです。

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OneDrive

<強い>OneDrive は、もう 1 つの無料のクラウド ドキュメント管理システムです。このシステムでは、データ、ファイル、ドキュメント、メディア ファイルなどを保存および管理できます。さらに、複数の Microsoft Office オンライン サービスを使用してドキュメントを表示および編集できます。また、優れた共有およびドキュメント追跡機能のセットも提供します。このクラウドベースのドキュメント管理システムの主な機能をいくつか見てみましょう。

主な機能:

• マイ ファイル: このシステムの主要なドキュメント管理機能であり、ドキュメントのアップロード、ドキュメントのダウンロード、フォルダの作成によるドキュメントの分類 (に従って名前、サイズ、変更時間)、ドキュメントの削除、および ドキュメントの名前の変更.
• 写真: このセクションは、保存された画像やフォト アルバムを表示および管理するために特別に設計されています。
• 開く: 新しいドキュメント (ワード、スプレッドシート、プレゼンテーション) を作成するために使用しますイオン、テキスト、およびフォーム アンケート）およびサービス Microsoft Office オンライン ツールを通じて既存のドキュメントを編集します。
• Personal Vault: この機能により、ドキュメントのセキュリティがさらに強化されます。個人用保管庫のドキュメント ストアにアクセスするには、アカウント認証と 個人番号の OTP を含む 2 段階の認証プロセスを経る必要があります。
• 共有: 権限を追加してドキュメントを共有できます (編集可能、編集不可)。

追加機能:

• バージョン履歴: ドキュメントが編集された回数と編集日時を追跡するのに役立ちます。
• 埋め込み: 選択したドキュメントの HTML コードを生成して、ウェブページにすばやく埋め込むことができるもう 1 つの便利な機能です。

制限:

• これは無料ですOneDrive のバージョンでは、最大 5 GB のクラウド データのみを保存および管理できます。

最終的な考え:

これは、セキュリティが強化された重要なドキュメント管理機能を提供する、使いやすくすっきりとした設計のクラウド ドキュメント管理システムです。

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ONLYOFFICE

ONLYOFFICE は、クラウド ドキュメント管理システムとしても使用できる無料のオンライン オフィス スイートです。デフォルトでは、多くのドキュメント管理は付属していません機能を備えていますが、複数のクラウド ストレージ サービス (Google Drive、Box、DropBox など) を統合する機能により、統合されたドキュメント管理スペースが提供されます。それでは、このクラウドベースの管理システムの主な機能を確認してください。

主な機能:

• マイ ドキュメント: このシステムに保存されているすべてのドキュメント、フォルダ、ファイルと、他の追加されたクラウド ストレージ システムを表示できます。 >。さらに、ドキュメントの並べ替え、ドキュメントの移動、ドキュメントの名前変更、ドキュメントのダウンロード、ドキュメントの削除、ドキュメントの検索などのドキュメント管理機能も提供します。
• 作成: この機能を使用して、新しい単語、スプレッドシート、およびプレゼンテーション ドキュメントをゼロから作成します。ドキュメントを作成および編集するには、このシステムに組み込みの Office モジュール、つまり Document、Spreadsheet、、および Presentation を使用します。
• 共有: この機能により、ドキュメントを他のユーザーと共有できますフル アクセス、読み取り専用、レビュー、コメント、フォーム入力、アクセス拒否などの制限なし、または特定の制限なしでアクセスできます。
• 形式を指定してダウンロード: スプレッドシート ドキュメントを CSV、ODS、PDF 形式でダウンロードするなど、他の同様の形式でドキュメントをダウンロードできる便利な機能です。 word ドキュメントは、ODT、TXT、RTF などの形式でダウンロードできます。

制限:

• このオンライン ドキュメント管理システムは、個人使用のみ無料です。

最終的な考え:

さまざまな形式のドキュメントを管理および編集できる、クラウド化が容易なもう 1 つのドキュメント管理システムです。

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SimpleDocs

SimpleDocs は、もう 1 つの無料のクラウド ドキュメント管理システムです。その名前が示すように、ドキュメントのアップロード、ドキュメントのダウンロード、ドキュメントの整理ができるシンプルなオンライン ドキュメント管理システムです。大量のドキュメントを処理するために、追加のユーザーを追加することもできます。さらに、このシステムでは、必要な数のユーザーを追加できます。それでは、このクラウド ベースのドキュメント管理システムの主な機能を確認してください。

主な機能:

• 新しいドキュメントの追加: これを使用して、新しいドキュメントをこのシステムにアップロードできます。ドキュメントをアップロードするためのドラッグ アンド ドロップ機能もサポートしています。
• ドキュメント: ここでは、保存されているすべてのフォルダ、ドキュメント、ファイルなどを表示できます。また、ドキュメントを管理するためのいくつかの機能、つまり フォルダ も提供します。g> (ドキュメントをさまざまなカテゴリに分類する)、並べ替え (時間、ユーザー、フォルダ名、またはドキュメント名でドキュメントを並べ替える)、および 検索 (ドキュメントをすばやく見つける)名前で）
• ユーザー: この機能を使用すると、新しいユーザーの追加、ユーザー グループの作成、既存のユーザーの管理を行うことができます。
• 安全: このシステムはパスワードで保護されており、許可されていないユーザーがシステムの外に出ないようにしています。さらに、データ損失を防ぐために、サーバーの安全なネットワーク全体にデータを分散させます。

制限:

• ここには、最大 10 GB のファイルとドキュメントのみを保存できます。

最終的な考え:

ドキュメントを安全に保存および管理できる、シンプルで基本的なクラウド ドキュメント管理システムです。

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Samepage は、クラウド ドキュメント管理システムとしても使用できる無料のオンライン コラボレーション サービスです。主にコラボレーション サービスであるため、チームの作成、チーム メンバーとのチャット、音声/ビデオ通話によるメンバーとのコラボレーション、ドキュメントの相互共有も可能です。ドキュメントを管理するために、ドキュメント セクションと ファイル セクションがあり、多くの便利な管理機能とプレビュー機能を備えています。それでは、このシステムの主な機能を確認してください。

主な機能:

• ドキュメント: このセクションはすべてのチームに存在し、チームのメンバーはチームで共有されているドキュメントの表示、ドキュメントの削除、ドキュメントの名前変更、複製ドキュメントの作成、ドキュメントの検索を行うことができます。 、および ドキュメントを並べ替える (n 順)名前または日付）
• ファイル: チーム メンバーがドキュメントをアップロードしたり、ドキュメントを分類するためのフォルダを作成したり、ドキュメントをダウンロードしたり、ドキュメントをプレビューしたり、ドキュメントを削除したり、新しいバージョンをアップロードしたりできる、このシステムの主要なセクションです。ドキュメントのなど

追加機能:

• このシステムは、タスク、カレンダー (タスク、会議などをスケジュールするため)、音声通話、ビデオ通話、チャットなど、多くの追加のコラボレーション機能を提供します.

制限:

• このシステムの無料版では、最大 2 GB のデータのみを保存および管理できます。
• この無料のクラウド ベースのドキュメント管理システムでは、ファイル バージョンの確認、変更の追跡、フォルダ アクセス権の確認など、一部の機能もロックされています。

最終的な考え:

管理に不可欠なすべての機能を提供する、もう 1 つの有能なクラウド ドキュメント管理システムです。ドキュメントとファイル。

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